Cập nhật và áp dụng kể từ ngày: 01/01/2026

1. Mở đầu và phạm vi áp dụng

• Mở đầu: Công ty Cổ phần Đào tạo Quản lý Trực tuyến OMT và công ty thành viên của OMT là Công ty TNHH Một thành viên KidsOnline (sau đây gọi tắt là “OMT” hoặc “Chúng tôi”) cam kết bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của tất cả người dùng, khách hàng phù hợp với các quy định pháp luật Việt Nam.
• Phạm vi áp dụng: Chính sách này áp dụng đối với toàn bộ hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ, bảo vệ và xử lý dữ liệu cá nhân của:
  • Khách hàng, đối tác đăng ký sử dụng các hệ thống quản lý giáo dục do OMT cung cấp bao gồm: SchoolOnline (hệ thống quản lý trường phổ thông liên cấp), KidsOnline (hệ thống quản lý cơ sở giáo dục mầm non), CenterOnline (hệ thống quản lý trung tâm ngoại ngữ ngoại khóa). 
  • Phụ huynh, học sinh, giáo viên và cán bộ quản lý sử dụng tài khoản trên các hệ thống nêu trên.
  • Người truy cập và sử dụng dịch vụ trên website chính thức của OMT (https://omt.vn)  và các trang thông tin/ứng dụng thuộc hệ sinh thái của OMT.

2. Định nghĩa dữ liệu cá nhân

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân Việt Nam, dữ liệu cá nhân được phân thành hai nhóm mà OMT có thể xử lý:

• Dữ liệu cá nhân cơ bản: Bao gồm họ, chữ đệm và tên khai sinh; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; địa chỉ liên hệ; số điện thoại; địa chỉ thư điện tử (email); thông tin kết nối mạng (IP, lịch sử truy cập, thông tin trình duyệt), hình ảnh cá nhân và các thông tin định danh cơ bản khác do người dùng khai báo hoặc phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống.
• Dữ liệu cá nhân nhạy cảm: Bao gồm thông tin liên quan đến đời tư của trẻ em (học sinh); dữ liệu về sức khỏe hoặc thông tin y tế được ghi nhận trên hệ thống (như thông tin chiều cao, cân nặng, tình trạng sức khỏe của trẻ mầm non tại KidsOnline); thông tin vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị (nếu người dùng cho phép ứng dụng truy cập định vị để điểm danh/giao nhận học sinh).

3. Nguyên tắc xử lý dữ liệu

OMT cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc cốt lõi theo quy định pháp luật:

1. Hợp pháp: Chỉ xử lý dữ liệu cá nhân khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (hoặc người đại diện theo pháp luật của trẻ em) hoặc trong các trường hợp được pháp luật cho phép mà không cần sự đồng ý.
2. Minh bạch: Chủ thể dữ liệu được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình thông qua Chính sách này.
3. Giới hạn mục đích: Dữ liệu chỉ được xử lý đúng với mục đích đã được thông báo và đồng ý.
4. Tối thiểu hóa dữ liệu: Chỉ thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết để vận hành và cung cấp dịch vụ giáo dục.
5. Chính xác: Dữ liệu được cập nhật, bổ sung chính xác dựa trên thông tin chủ thể dữ liệu cung cấp.
6. Bảo mật và an toàn: Áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu, chống lại việc xử lý trái phép hoặc trái pháp luật, mất mát hoặc phá hủy vô ý.
7. Công ty OMT thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của khách hàng với mục đích phù hợp và hoàn toàn tuân thủ nội dung của “Chính sách bảo mật” này. Khi cần thiết, công ty có thể sử dụng những thông tin này để liên hệ trực tiếp với khách hàng, dưới các hình như như: gửi thư điện tử, thông báo đơn đặt hàng, thư cảm ơn, thông báo về các bản cập nhật…

4. Loại dữ liệu OMT thu thập

Chúng tôi thu thập các loại thông tin cụ thể sau:

• Thông tin đăng ký tài khoản và thông tin liên hệ: Tên trường/cơ sở giáo dục, địa chỉ, website/facebook, tên người liên hệ, chức vụ, email, số điện thoại.
• Thông tin hồ sơ giáo dục (cho học sinh/phụ huynh/giáo viên): Họ tên học sinh, ngày sinh, lớp học, ảnh đại diện, họ tên cha/mẹ hoặc người giám hộ, số điện thoại liên lạc của phụ huynh, thông tin điểm danh, nhận xét học tập, chiều cao, cân nặng, chế độ ăn (dành cho cấp mầm non).
• Thông tin kỹ thuật và sử dụng dịch vụ: Địa chỉ IP, loại trình duyệt (browser), ngôn ngữ sử dụng, thời gian truy cập, các liên kết người dùng nhấp vào trên hệ thống, cookie và các dữ liệu định danh thiết bị di động.

5. Mục đích và căn cứ xử lý dữ liệu

• Mục đích xử lý:
  • Thiết lập và quản lý tài khoản người dùng trên các hệ thống SchoolOnline, KidsOnline, CenterOnline.
  • Cung cấp các tính năng tương tác, liên lạc thông suốt giữa nhà trường và gia đình (gửi thông báo, cập nhật tình hình học tập, sức khỏe, điểm danh, bảng tin dinh dưỡng).
  • Hỗ trợ kỹ thuật, giải quyết khiếu nại, nâng cấp hệ thống và gửi các thông báo quan trọng (bản cập nhật phần mềm, hướng dẫn sử dụng, phản hồi dịch vụ).
  • Thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoặc thống kê nội bộ phục vụ cho việc cải tiến chất lượng dịch vụ.
• Căn cứ xử lý:
  • Sự đồng ý tự nguyện và rõ ràng của chủ thể dữ liệu (hoặc cha, mẹ, người giám hộ hợp pháp của học sinh dưới 16 tuổi).
  • Thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý giáo dục ký kết giữa OMT và nhà trường/cơ sở giáo dục.
  • Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý quy định bởi Bộ Giáo dục & Đào tạo cũng như pháp luật Việt Nam hiện hành.

6. Cách thức thu thập dữ liệu

OMT thu thập dữ liệu cá nhân thông qua các phương thức:

• Thu thập trực tiếp: Người dùng chủ động khai báo thông tin khi đăng ký tài khoản, gửi yêu cầu hỗ trợ, hoặc do nhà trường (đối tác của OMT) nhập liệu trực tiếp lên hệ thống theo thẩm quyền và thỏa thuận dịch vụ với phụ huynh/học sinh.
• Thu thập tự động: Thông qua các công nghệ giám sát như Cookie, nhật ký hệ thống (log files) khi người dùng tương tác với website và các phần mềm của OMT.

7. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

OMT cam kết không bán, trao đổi hoặc tiết lộ thông tin cá nhân của người dùng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại trái phép. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp:

• Đối tác cung cấp dịch vụ hạ tầng: Các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây (cloud hosting), cổng thanh toán học phí trực tuyến tích hợp trên ứng dụng (sau khi người dùng đồng ý liên kết) dưới sự ràng buộc nghiêm ngặt bằng thỏa thuận bảo mật dữ liệu cá nhân.
• Theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền: Khi có yêu cầu bằng văn bản hợp pháp từ cơ quan công an, tòa án hoặc cơ quan quản lý giáo dục nhằm phục vụ công tác điều tra hoặc thanh tra.
• Bảo vệ quyền lợi hợp pháp: Trong các tình huống khẩn cấp cần thiết để bảo vệ an toàn tính mạng, sức khỏe của người dùng hoặc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của OMT trước pháp luật.

8. Lưu giữ và xóa dữ liệu

• Thời gian lưu giữ: Dữ liệu cá nhân được lưu trữ trong suốt thời gian tài khoản người dùng hoạt động trên hệ thống hoặc cho đến khi hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa OMT và nhà trường chấm dứt, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác về thời hạn lưu trữ bắt buộc.
• Xóa dữ liệu: Khi có yêu cầu hợp lệ từ chủ thể dữ liệu hoặc khi dịch vụ chấm dứt, OMT sẽ tiến hành xóa bỏ hoàn toàn hoặc mã hóa không thể đảo ngược (vô danh hóa) dữ liệu cá nhân khỏi hệ thống máy chủ trong thời hạn luật định, đảm bảo không thể khôi phục lại dữ liệu đó.

9. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể dữ liệu

Để tuân thủ đầy đủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, người dùng (chủ thể dữ liệu) có các quyền sau:

• Quyền được biết và đồng ý: Được thông báo rõ ràng về các hoạt động xử lý dữ liệu trước khi đồng ý cho phép xử lý.
• Quyền truy cập, chỉnh sửa: Có thể tự truy cập, kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình trực tiếp trên ứng dụng hoặc website.
• Quyền rút lại sự đồng ý: Có quyền rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu (Lưu ý: Việc rút lại đồng ý có thể ảnh hưởng đến khả năng tiếp tục sử dụng một số tính năng của hệ thống).
• Quyền yêu cầu xóa dữ liệu: Yêu cầu OMT xóa bỏ dữ liệu cá nhân của mình khi không còn nhu cầu sử dụng hoặc khi phát hiện có hành vi vi phạm.
• Quyền hạn chế hoặc phản đối xử lý: Yêu cầu hạn chế phạm vi xử lý dữ liệu hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu cho mục đích tiếp thị trực tiếp.
• Nghĩa vụ: Người dùng có nghĩa vụ cung cấp thông tin cá nhân chính xác, hợp pháp và tự bảo mật thông tin tài khoản, mật khẩu truy cập của mình, không chia sẻ cho người khác.

10. Bảo vệ dữ liệu trẻ em

Là đơn vị phát triển nền tảng giáo dục mầm non và trường học (đặc biệt là KidsOnline và SchoolOnline), OMT đặt việc bảo vệ dữ liệu trẻ em lên ưu tiên hàng đầu:

• Chỉ thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của trẻ em (người dưới 16 tuổi) sau khi có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp theo quy định của Luật Trẻ em và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Trước khi xử lý dữ liệu của trẻ em từ đủ 7 tuổi trở lên, hệ thống sẽ thực hiện việc lấy ý kiến đồng ý của chính trẻ em đó theo đúng quy trình luật định (nếu tính năng hệ thống yêu cầu trẻ tương tác trực tiếp).
• Ngừng xử lý, xóa hoặc hủy dữ liệu của trẻ em ngay lập tức nếu cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp rút lại sự đồng ý hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

11. Biện pháp bảo mật thông tin

OMT áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức tiên tiến để đảm bảo an toàn thông tin:

• Mã hóa dữ liệu: Áp dụng giao thức truyền tải bảo mật HTTPS/SSL cho toàn bộ dữ liệu truyền đi giữa thiết bị người dùng và máy chủ; mã hóa một chiều đối với mật khẩu người dùng.
• Kiểm soát truy cập: Giới hạn quyền truy cập dữ liệu cá nhân trong nội bộ OMT; chỉ những nhân sự được phân công nhiệm vụ cụ thể mới được quyền tiếp cận dữ liệu để hỗ trợ kỹ thuật hoặc vận hành dịch vụ.
• Hạ tầng an toàn: Hệ thống máy chủ được lưu trữ tại các trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam, trang bị tường lửa chống xâm nhập, các giải pháp quét mã độc tự động và sao lưu dữ liệu (backup) định kỳ.

12. Quy trình xử lý sự cố rò rỉ dữ liệu

Trong trường hợp xảy ra sự cố an ninh mạng hoặc hành vi xâm nhập trái phép dẫn đến nguy cơ rò rỉ, mất mát hoặc hủy hoại dữ liệu cá nhân:

1. Khắc phục ngay lập tức: Đội ngũ kỹ thuật của OMT sẽ lập tức cô lập vùng bị ảnh hưởng, ngăn chặn sự cố lan rộng và tiến hành vá lỗ hổng bảo mật.
2. Thông báo cơ quan chức năng: OMT cam kết lập hồ sơ sự cố và thông báo cho Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (Bộ Công an) trong thời hạn tối đa 72 giờ kể từ khi phát hiện sự cố theo quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
3. Thông báo cho người dùng: Gửi thông báo trực tiếp qua email hoặc ứng dụng cho các chủ thể dữ liệu bị ảnh hưởng để hướng dẫn các biện pháp phòng ngừa rủi ro liên quan (ví dụ: đổi mật khẩu).

13. Liên hệ thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu

Nếu người dùng có bất kỳ thắc mắc, đóng góp ý kiến hoặc muốn thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu (như yêu cầu xóa dữ liệu, chỉnh sửa thông tin hoặc rút lại sự đồng ý), vui lòng liên hệ với Bộ phận Bảo vệ dữ liệu cá nhân của chúng tôi qua các kênh sau:

• Cơ quan chủ quản: Công ty Cổ phần Đào tạo Quản lý Trực tuyến OMT (hoặc Công ty TNHH Một thành viên KidsOnline)
• Địa chỉ văn phòng: Tòa nhà 791, số 27-31/59 Láng Hạ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Điện thoại: 1900 0362
• Các email tiếp nhận yêu cầu:
  • Đối với SchoolOnline: SchoolOnline@omt.vn 
  • Đối với KidsOnline: KidsOnline@omt.vn 
  • Đối với CenterOnline: CenterOnline@omt.vn 

14. Cập nhật chính sách

Chính sách bảo mật này có thể được điều chỉnh và cập nhật bất cứ lúc nào để đảm bảo luôn tuân thủ các thay đổi của pháp luật Việt Nam, các điều kiện hoạt động thực tế của OMT cũng như phản hồi từ phía khách hàng.

Khi có sự thay đổi lớn hoặc bổ sung quan trọng, chúng tôi sẽ đăng tải công khai phiên bản mới trên website chính thức (https://omt.vn) và/hoặc gửi thông báo trực tiếp qua ứng dụng đến người dùng. Việc người dùng tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi chính sách cập nhật có hiệu lực được coi là sự đồng ý với các nội dung sửa đổi đó.