Từ năm 2009, Trung tâm đào tạo (nay là Trường Đào tạo cán bộ BIDV) đã rất quan tâm nghiên cứu để ứng dụng phương thức đào tạo trực tuyến e-Learning vào hoạt động đào tạo của ngân hàng BIDV. Năm 2010, chúng tôi đã phối hợp cùng Công ty CP Đào tạo Quản lý Trực tuyến OMT (www.omt.vn) xây dựng và triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến ban đầu tại BIDV. Trong quá trình duy trì và phát triển hệ thống, chúng tôi đã đúc rút được nhiều bài học về thuận lợi, khó khăn nhằm đưa đến những giải pháp hiệu quả. Đến nay, qua 4 năm hoạt động, hệ thống đào tạo trực tuyến của BIDV đã đào tạo được hơn 22 ngàn lượt cán bộ (chiếm khoảng 8% số lớp và khoảng 35% số lượt học viên) góp phần không nhỏ vào thành công chung của Trường trong nhiệm vụ đào tạo nhân lực cho BIDV. Bài báo xin giới thiệu về một số giải pháp mà Trường Đào tạo Cán bộ ngân hàng BIDV đã thực hiện để triển khai e-Learning.

1. Khó khăn gặp phải khi triển khai đào tạo trực tuyến

Quan điểm về Đào tạo trực tuyến

Khó khăn đầu tiên gặp phải đó là thống nhất thuật ngữ đào tạo trực tuyến với các thành viên trong tổ chức vì trong tiếng Việt Nam thì Online Training hay e-Learning đều được hiểu là Đào tạo trực tuyến. Tuy nhiên, thực tế có đôi chút khác nhau. Quan điểm về đào tạo trực tuyến của đơn vị cung cấp dịch vụ cũng như hầu hết học viên thiên nhiều về Online Training chứ không hẳn chỉ là e-Learning (Online Training đòi hỏi khóa học cần có giảng viên trực tuyến còn e-Learning thì không nhất thiết phải có giảng viên trực tuyến). Việc hiểu đúng về đào tạo trực tuyến sẽ giúp hoạch định phạm vi công việc cũng như nguồn lực sử dụng sau này của doanh nghiệp được rõ ràng và có tính ưu tiên hơn.

Đánh giá đúng vai trò của công nghệ trong đào tạo

Vấn đề thứ hai là công nghệ sử dụng trong đào tạo trực tuyến. Đào tạo trực tuyến về bản chất là hoạt động đào tạo dựa trên nền tảng Internet. Công nghệ chỉ đóng vai trò là công cụ giúp thực hiện khóa học và quản lý đào tạo. Do đó, vấn đề ưu tiên không phải là công nghệ hiện đại, tiên tiến mà vấn đề ở chỗ đội ngũ nhân sự có khả năng sử dụng và vận hành hệ thống công nghệ như thế nào? Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cá nhân trong tổ chức khi bắt tay vào thực hiện thì điều đầu tiên họ quan tâm lại chính là vấn đề công nghệ. Quan tâm tới vấn đề công nghệ là đúng nhưng cần có sự quan tâm, ưu tiên đúng mực và đồng bộ để tổ chức có thể dành nguồn lực phù hợp cho các hoạt động khác như phát triển chương trình đào tạo, nâng cao năng lực cho giảng viên về đào tạo trực tuyến thì sẽ tốt và hiệu quả hơn.

Tính thực tiễn và khả thi

Vấn đề sâu hơn của đào tạo nói chung và đào tạo trực tuyến nói riêng chính là xây dựng chương trình đào tạo. Làm thế nào để xây dựng được một chương trình đào tạo dài hạn, có tính kế thừa và theo đuổi mục tiêu giai đoạn 3-5 năm. Chương trình đào tạo phải gắn chặt và phục vụ được chính sách nhân sự của tổ chức. Làm được như vậy thì đào tạo mới thực sự có ý nghĩa và góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, chất lượng các hoạt động của tổ chức. Qua tham khảo một số đơn vị triển khai đào tạo trực tuyến trên thế giới và tại Việt Nam, Trường Đào tạo BIDV nhận thấy vấn đề đội ngũ và hệ thống các chương trình đào tạo ít được đầu tư và nghiên cứu nên nhiều dự án đào tạo trực tuyến “chết yểu” vì không có nhiều chương trình học để phục vụ cán bộ, nhân viên. Một số tổ chức lại lựa chọn giải pháp mua trọn gói chương trình của nhà cung cấp với các nội dung chung chung, không được “may đo” phù hợp. Do đó, chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế của tổ chức. Có đơn vị, tổ chức lại sử dụng đơn vị và cán bộ làm công tác e-Learning như một đơn vị và cán bộ làm công nghệ thuần túy… cũng làm cho e-Learning không phát triển và không hoạt động tốt.

Từ trực tiếp đến trực tuyến

Khó khăn tiếp theo đặt ra đó là làm thế nào để chuyển đổi từ một khóa học trực tiếp thành một khóa học trực tuyến? Liệu có phải chỉ cần đem tài liệu khóa học trực tiếp số hóa (quay video, làm flash) là xong? Hay cần phải làm gì khác? Làm thế nào để thúc đẩy học viên vào học và hăng hái học tập? Đánh giá học viên như thế nào? Tổ chức một lớp học trực tuyến như thế nào để thành công?.

Quản lý sự thay đổi

Một trở ngại nữa đó là quá trình chuyển từ đào tạo trực tiếp sang đào tạo trực tuyến, về bản chất thì nó là quá trình quản lý sự thay đổi, bao giờ cũng có sự kháng cự của các bên liên quan. Giảng viên có những băn khoăn lo lắng của giảng viên, như công việc sau này sẽ thế nào? Thu nhập ảnh hưởng ra sao? Khả năng nắm bắt và vận dụng công nghệ, ….; Người học cũng cần thay đổi: học trực tuyến sẽ phải tự giác hơn, cần quản lý bản thân tốt hơn, phải vừa học vừa làm, áp lực học tập và công việc nặng hơn, … Tất cả những băn khoăn này đều cần được giải đáp thỏa đáng nếu không, sự thành công của chương trình sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

2. Giải pháp thực hiện

Trường Đào tạo BIDV đã phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ phân tích cụ thể mục tiêu và hiện trạng của BIDV một cách cẩn thận và khoa học để cùng đưa ra lộ trình và giải pháp thực hiện đào tạo trực tuyến một cách khả thi và hiệu quả nhất có thể.

Các hoạt động nhằm hiểu đúng về đào tạo trực tuyến

Bước đầu tiên mà chúng tôi triển khai đào tạo trực tuyến đó là giúp các thành viên trong tổ chức (đặc biệt là người học) hiểu đúng về các loại hình đào tạo trực tuyến, đặc điểm cơ bản của từng loại hình cũng như điểm mạnh, điểm yếu của từng loại hình đào tạo trực tuyến; những điều kiện cần có của học viên để có thể học trực tuyến hiệu quả. Ví dụ, thông thường khi quyết định chuyển một khóa học từ trực tiếp sang trực tuyến, trường cân nhắc trên hai khía cạnh sau:

– Nội dung và mục tiêu của khóa học: Điều này sẽ dẫn tới việc thiết kế các hoạt động trong khóa học một cách phù hợp. Với những khóa về kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ thì đào tạo trực tuyến sẽ phù hợp hơn khóa về kỹ năng

– Mức độ sử dụng lặp lại hoặc số lượng người sẽ học khóa đó. Điều này tác động tới vấn đề chi phí của khóa học: càng đông  học viên thì chi phí khấu hao cho khóa học càng ít, hiệu quả đầu tư càng lớn.

Từ đó, cùng đơn vị tư vấn lựa chọn và ra quyết định đầu tư phù hợp cho từng giai đoạn phát triển cụ thể. Trên thực tế, để đạt được mục tiêu này, Ban lãnh đạo Trường Đào tạo Cán bộ BIDV đã thực hiện nhiều hoạt động thực tế về đào tạo trực tuyến bằng những chương trình đào tạo cụ thể xuyên suốt quá trình triển khai để học viên có những trải nghiệm thực tế. Một số hoạt động thực tế bao gồm:

a) Xây dựng năng lực cho đội ngũ giảng viên nội bộ của khách hàng thông qua các khóa học về đào tạo giảng viên. Thông qua những khóa học này, giảng viên sẽ:

– Hiểu rõ và nắm được quy trình đào tạo nói chung và đào tạo trực tuyến nói riêng.

– Biết cách vận dụng các kiến thức về nguyên tắc đào tạo trong xây dựng một khóa đào tạo trực tuyến.

– Biết cách triển khai khóa học trực tuyến cho học viên

b) Xây dựng năng lực quản lý đào tạo nói chung và đào tạo trực tuyến nói riêng cho đội ngũ quản lý, hoạt động này giúp: (i) Hình dung được các thành phần cơ bản của để vận hành hệ thống đào tạo trực tuyến để từ đó (ii) Xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các vị trí trong hệ thống. Sau đó cùng đơn vị tư vấn (iii) xây dựng các quy trình làm việc chính, mối tương tác giữa các bộ phận, những điểm cần lưu ý có thể gây nên xung đột trong công việc liên quan để tăng hiệu quả trong công việc. Một hạng mục rất quan trọng là xây dựng tính toán chi phí đầu tư cho đào tạo để chứng minh rằng từ góc độ tài chính thì đào tạo trực tuyến là một lựa chọn hợp lý. Cụ thể, chi phí đào tạo trực tiếp và đào tạo trực tuyến thường được chia thành hai phần:

+ Chi phí xây dựng khóa học: Xây dựng một khóa học trực tuyến đều cao hơn xây dựng khóa học trực tiếp, tỷ lệ cụ thể phụ thuộc vào mức độ chi tiết và yêu cầu trong khóa học trực tuyến. (xây dựng các học liệu dạng multimedia (flash/video); bài tập trắc nghiệm; âm thanh, hình ảnh …)

+ Chi phí triển khai khóa học (đào tạo): Với ưu điểm về sử dụng lại các học liệu nên chi phí triển khai khóa học trực tuyến thường nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí đào tạo trưc tiếp.

c) Tiếp theo, xây dựng các tiêu chuẩn, quy định và hướng dẫn cụ thể cho từng công việc (xây dựng khóa học, triển khai khóa học, …)

Đầu tư công nghệ phù hợp

Sau khi có được tiếng nói chung của mọi người trong tổ chức về đào tạo trực tuyến, chúng tôi tiến hành tham khảo, nghe tư vấn và ra được quyết định giá trị trong lựa chọn đầu tư công nghệ phù hợp. Công nghệ chúng tôi đã lựa chọn cho giai đoạn đầu hệ thống đào tạo trực tuyến của BIDV là Moodle – đây là lựa chọn có chi phí và tính năng hợp lý. Bên cạnh những quan niệm về giao diện của hệ thống phải đẹp và bắt mắt, chúng tôi cho rằng yếu tố hàng đầu cần đặt ra đó là tính phù hợp và khả năng linh hoạt của hệ thống. Thực tế cho thấy, nhiều hệ thống thương mại của nước ngoài rất đắt tiền, nếu mua sẽ là một khoản chi phí rất lớn nhưng vấn đề quan trọng là có phù hợp và hiệu quả với môi trường học tập, quản lý và khai thác của các công ty Việt nam hay không? Do đó, BIDV quyết định phát triển theo từng bước thay vì lựa chọn ngay công nghệ đắt tiền thì đầu tư nguồn lực vào xây dựng chương trình đào tạo, xây dựng khóa học, hỗ trợ tài chính cho giảng viên xây dựng và triển khai khóa học.

Quản lý sự thay đổi

Bước tiếp theo trong quá trình xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến đó là công tác truyền thông. Hoạt động chuyển từ đào tạo trực tiếp sang đào tạo trực tuyến về bản chất là quá trình quản lý sự thay đổi. Do đó, chúng tôi đã thực hiện nâng cao hoạt động tuyên truyền để mọi cấp trong tổ chức hiểu đúng và đầy đủ về đào tạo trực tuyến là rất quan trọng và rất cần thiết. Từ đó, sẽ nhận được nhiều sự ủng hộ của các thành viên góp phần cho sự thành công của chương trình. Thời gian đầu, cần có nhiều chương trình, bài viết tuyên truyền sâu rộng trong toàn tổ chức về triển khai đào tạo trực tuyến để mọi cán bộ, nhân viên biết và ủng hộ.

Một hoạt động vô cùng quan trọng đó là Xây dựng chính sách nhân sự và quy chế đào tạo phù hợp để thúc đẩy vấn đề đào tạo và kết quả đào tạo, quy chế đào tạo cần phải được xây dựng sao cho kết quả học của mỗi học viên chính là đầu vào của quá trình nhân sự. Khi đào tạo được sử dụng như một trong những chính sách về nhân sự và được sự ủng hộ từ các quy chế nhân sự thì sự tham gia của người học sẽ hiệu quả hơn. Trong quy chế đào tạo bổ sung của Trường cũng nêu rõ các yêu cầu, nội quy cụ thể trong hoạt động dạy và học trực tuyến. Điều này giúp cho công tác theo dõi và đánh giá quá trình học của cán bộ, nhân viên được khách quan và trung thực.

Trường nhìn nhận hình thức đào tạo trực tuyến là một phương thức thực hiện về lâu dài và song song cùng với đào tạo trực tiếp. Do đó, trường cũng xác định rõ vấn đề chế độ đãi ngộ đối với giảng viên xây dựng và đào tạo trực tuyến. Trong chính sách nhân sự và quy chế đào tạo của trường nêu rõ quy định thu nhập của giảng viên trong hoạt động xây dựng khóa học và trong quá trình giảng dạy trực tuyến. Trong khuôn khổ bài viết này, tôi xin phép không đề cập chi tiết tới việc tính toán thu nhập cho giảng viên trực tuyến, tuy nhiên về nguyên tắc, mọi hoạt động của giảng viên trực tuyến trong thiết kế, xây dựng khóa học và triển khai khóa học đều được đo lường và quy đổi theo giá trị tương đương với đào tạo trực tiếp. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi và ghi nhận giá trị công việc của đội ngũ giảng viên đào tạo trực tuyến.

Đối với vấn đề thu hút người học tham gia vào khóa học, trường giải quyết thông qua một số giải pháp sau:

– Bản thân mỗi cán bộ, nhân viên BIDV tùy theo từng vị trí công việc của mình mà sẽ được phân công những khóa học liên quan nhằm nâng cao năng lực của mình. Do đó, bản thân người học luôn phải ý thức về trách nhiệm nâng cao năng lực của mình để đáp ứng yêu cầu công việc. Điều này là một động lực vô cùng quan trọng trong việc tham gia vào khóa học

– Thiết kế khóa học khoa học và hướng vào mục tiêu người học, vì cán bộ, nhân viên BIDV vẫn cần đảm bảo thời gian và hiệu quả công việc trong quá trình học nên khóa học được thiết kế đơn giản, gọn và hướng mục tiêu rõ ràng giúp người học quản lý tốt quá trình học tập.

– Sự thúc đẩy và lôi kéo của giảng viên trong các hoạt động của khóa học sẽ giúp học viên cảm thấy được quan tâm và đồng thời có áp lực phải hoàn thành khóa học đúng hạn và đúng yêu cầu của giảng viên.

– Khóa học trực tuyến của BIDV luôn có sự tương tác nhiều chiều trong khóa học (giữa học viên – học viên; học viên-giảng viên; học viên-nội dung). Điều này thúc đẩy tất cả mọi người cùng nỗ lực và đồng thời là động lực giúp nhau cùng học.

– Cần xây dựng nhiều khóa học để thu hút người học, giúp người học có nhiều lựa chọn khi tham dự khóa học.

Mai Đình Đoài,
Phó Giám đốc Trường Đào tạo Cán bộ BIDV