Hãy tạo ra những thư mục chủ riêng biệt

Bạn nên bắt đầu bằng việc tạo ra thư mục dự án (Project Folder), nó bao gồm tất cả những ghi chú, nguồn tư liệu và những tập tin sản xuất (Production Files), giả như dành riêng một thư mục chứa các tập tin PowerPoint, Quizmaster, và Engage chẳng hạn. Cũng nên nhóm tất cả những nguồn liệu ban đầu từ các chuyên gia cho từng chủ đề vào trong cùng thư mục đó.

Tuy nhiên, bạn cần giữ lại các tập tin hay công cụ mang tĩnh hỗ trợ (Assets Master) bao gồm video và hình ảnh trong những thư mục lớn. Những thư mục chủ sẽ chứa tất cả những tài liệu đó dù chúng không thuộc cùng dự án. Cũng nên làm tương tự đối với các khóa học chiêu sinh rộng rãi. Hãy đặt các tập tin cùng với tài liệu các khóa học đã được công bố nằm trong một thư mục quản lý tổng thể, như thế sẽ dễ dàng cho việc tìm kiếm hơn.

Cách này sẽ phục vụ hữu ích giúp cho những ai không thường xuyên phải trao đổi tài liệu hay dùng đến những thư mục sản xuất (Production Folder). Tuy nhiên có thể nó không phù hợp với số đông tất cả mọi người. Vậy thì đây là một cách khác.

Lưu tất cả các tập tin với nhau

Phương pháp này có lẽ sẽ phù hợp với hầu hết mọi người. Tạo ra một thư mục riêng cho từng dự án. Bên trong mỗi thư mục, đặt tất cả những tập tin liên quan đến từng khóa học. Nó cũng nên bao gồm cả những tập tin mang tính hỗ trợ và cả những sản phẩm đầu ra.

Bằng phương pháp này, mọi tập tin sẽ ở cùng một chỗ và như thế việc quản lý và chia sẻ sẽ đơn giản hơn. Ngoài ra, các sản phẩm như Picasa và Windows Live Gallery cũng cho phép bạn chèn nhãn hay tiện ích tìm kiếm các tập tin và thư mục trên máy tính cá nhân. Bạn cũng có thể chèn nhãn của các tập tin vào trình duyệt Windows Explorer. Như vậy là bạn không còn lo ngại, việc lưu tất cả các tập tin trong cùng một thư mục dễ bị trùng lặp, bởi vì khi đã dán nhãn cho các tập tin và thư mục, bạn có thể thực hiện thao tác tìm kiếm ngay trên thẻ.

Tạo ra một cấu trúc thư mục chung

Bất kể mục đích sử dụng của bạn là gì, điều quan trọng là mọi sự sắp xếp phải trong một tổng thể thống nhất. Điều này sẽ thực sự phát huy tác dụng khi bạn chia sẻ tập tin với người khác. Bạn đặt tất cả trong một tùy chọn như trên bởi vì nó giúp đơn giản hóa khâu quản lí và chia sẻ tập tin. Bạn cũng nên sử dụng một cấu trúc thư mục chung giống như hình trên. Hãy bắt đầu xây dựng cấu trúc thư mục bao gồm cả những thư mục quan trọng. Khi khởi động một dự án, bạn chỉ việc copy cấu trúc của thư mục chung, đổi tên nó,sau đó có thể chèn các tập tin liên quan đến dự án mới vào.

Sử dụng một quy trình nhất quán có nghĩa là khi bạn muốn tìm kiếm hay chia sẻ các tập tin, bạn luôn biết rằng: nó nằm ở đâu trong “vô vàn” những thứ bạn đang có. Dưới đây cũng sẽ là một chỉ dẫn ngắn gọn giúp bạn thực hiện các bước cơ bản đầu tiên. Bạn phải luôn tâm niệm rằng, không có khái niệm sai/đúng trong cách thức quản lí tập tin, bạn có thể thoải mái sắp xếp theo cách mà mình muốn, miễn sao bạn thấy tiện là được.Vấn đề đặt ra là đối với những người thường xuyên tiếp xúc và làm việc với những thư mục và tập tin do bạn tạo ra. Bởi vậy rất cần một cách quản lý khoa học, vì nó góp phần lớn vào mức độ trôi chảy của công việc. Và tất nhiên không phải ai cũng dễ dàng thích nghi với cách sắp xếp tập tin mang phong cách riêng của bạn. Vì thế, hãy chọn cách nào đó không quá phức tạp nhưng rõ ràng để bạn có thể dành thời gian vào việc duy trì khóa học hơn là xây dựng nó.